일반 회사가 아닌 공공기관 혹은 대학에서 형식을 갖추고 회의를 시작하는 경우가 있다. 이런 경우 어떻게 진행하는지 알아보자.

 

1. Call to order : 개회사

보통 의장 (회의 진행 담당 Chair person)이 사회봉 (Gavel)을 두드리며 Ladies and gentlemen the meeting will be called to order : 여러분 개회를 선언합니다.

2. Roll call : 정족수 확인.

Please sign in : 참석자를 확인하기 위해 sign paper 돌린다.

정족수 (quorum)가 차면 회의를 진행한다.

3. Reading and Approval of Minutes : 지난 회의록을 읽고 회원들의 승인을 받는다.

The minutes were distributed for your review. Are there any corrections or additions to the minutes ? : 지난번 회의록은 여러분들이 검토하도록 이미 배포했습니다. 회의록에 첨가할 것 혹은 고칠 사항이 있습니까?

아무도 이의를 제기하지 않으면 의장은 The minutes stand approved : 지난 회의록은 채택된 것으로 간주합니다. 이후 재정보고서, 운영위원회 등 report를 보고하고 채택한다.

4. New Business

이 항목에선 회의 직전 혹은 회원의 긴급 제안에 대해 토의가 시작된다.

회원 중 Mr. Lee가 안건 (Agenda)을 제출한다. Mr. Lee는 Mr. chairman하고 손을 들고 소리치면 The chair recognizes Mr. Lee : Lee 씨는 발언하시오. -> 이때 recognize는 ‘알아본다’ 가 아님에 주의

I motion that the agenda I proposed be discussed at the meeting : 제가 제출한 안건에 대한 토의를 제안합니다.

motion : 제안, 동의

Are there any one that second the motion? : 이 제안에 재청하는 분이 또 있습니까?

이때 Mr. Park이 손을 든다.

The chair recognizes Mr. Park. : 박 씨는 발언하세요.

I second the motion : 그 제안에 제청합니다.

안건의 제청이 나오면 의장은 토의를 시작한다. 토의가 끝난 후 의장은 표결을 시작한다.

All those in favor of the motion raise hands please. : 찬성하는 분 손 드세요.

대개 과반수가 넘으면 찬성으로 간주한다.

5. Other business : 지난번 회의에서 계속되는 안건이나 이번 회의에서 종결되지 않은 안건

6. 회의 종결

If there is no further business, the meeting will stand adjourned. : 더 안건이 없으면 회의를 종결합니다. -> 사회봉을 한 번만 두드린다.

 Key Word

- Agenda : 회의에서 토의한 안건

- Minute : 회의록

- Motion : 회의에서 토의될 ‘제안’ 에 대한 이름

- Proposer : 처음 안건을 제안한 사람

- Seconder : Proposer를 찬성하는 사람

- Mover : Motion에 대해 찬성하는 사람

- Opposer : Motion에 반대하는 사람

- Proposal : 회의가 시작되기 전 토의를 위해 제안된 안건 (보통 제안서를 미리 작성한다)

- Quorum[쿼럼] : 정족수 -> 회의를 진행하기 위한 최소 인원을 말한다.

- Resolution : 안건을 토의에 부쳐 통과된 Motion에 대한 이름

- Unanimous[유내니머스] : 만장일치

- Right on! : 옳소 -> 누가 발언을 했을 때 적극 찬성을 표현하는 말. 동감이다는 Here! 라고 외친다.

 회의 중 중간에 쓸모 있는 표현

According to our latest study : 우리의 최근 연구에 의하면

To mention the conclusion first : 먼저 결론부터 말씀드리면

Looking at the most recent situation : 작금의 정세를 보면

Judging from these results, ~ : 이런 결과에서 보면, ~

As I have repeatedly mentioned so far : 제가 거듭해서 말한 것과 같이

Changing the topic at this point, : 여기서 화제를 바꾸면,

As I mentioned earlier, ~ : 앞에서 말씀드린 대로

Let me talk a little bit about ~ : ~에 대해 한 말씀 드리겠습니다.